SolviQ Privacy Policy

Last updated: 24 October 2026

1. Who we are

SolviQ provides remote IT support, software troubleshooting, computer setup and virtual assistant services.

  • Business name: SolviQ
  • Registered business name: SolviQ Solutions
  • KVK number: 42018481
  • Email: solviq.support@gmail.com
  • VAT ID: NL005436993B47

SolviQ is responsible for processing your personal data as described in this Privacy Policy.

2. What personal data we collect

We may collect the following information:

  • Your name, email address and telephone number.
  • Your company name and business contact details.
  • The service you request and your description of the task.
  • Your preferred contact method.
  • Messages exchanged through email or telephone.
  • Invoice and payment information required for our administration.
  • Technical information collected through website hosting, where applicable.

Please do not submit passwords, payment card details or sensitive personal information through our website contact form.

3. Why we use your data

We use personal data to:

  • Respond to enquiries and prepare quotations.
  • Provide agreed services and communicate with clients.
  • Issue invoices and maintain legally required records.
  • Protect our website and prevent misuse.
  • Handle complaints and legal claims when necessary.

We process data where necessary to perform a contract, comply with legal obligations, take steps at your request before entering into a contract, or pursue a legitimate interest where permitted by law.

Where consent is required, we will ask for it.

4. Who receives your data

We may share relevant information with service providers that help us operate our business, including:

  • Netlify, for website hosting and contact form submissions.
  • Our email provider.
  • Our accounting or invoicing provider, if used.
  • Remote support and communication tools, where needed.
  • Public authorities, when required by law.

Some providers may process data outside the European Economic Area. Where required, we will ensure that appropriate legal safeguards are in place.

5. How long we keep your data

We keep personal data only as long as necessary or legally required.

Our retention periods are:

  • Enquiries that do not lead to work: up to 12 months after the last contact.
  • Client communications and service records: as long as necessary for the service, disputes and legal obligations.
  • Invoices and relevant financial records: generally 7 years under Dutch tax rules.
  • Website form submissions: until they are no longer needed, subject to any legal need to retain them.

6. Your privacy rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), you may have the right to:

  • Access your personal data.
  • Correct inaccurate data.
  • Request deletion of your data.
  • Restrict certain processing.
  • Object to certain processing.
  • Receive certain data in a portable format.
  • Withdraw consent where processing is based on consent.

These rights are subject to legal conditions and exceptions. For example, we may need to retain invoices to comply with tax law.

To exercise your rights, email solviq.support@gmail.com. We may ask you to verify your identity. We normally respond within one month.

You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

7. Security

We take reasonable technical and organisational measures to protect personal data. These may include strong passwords, two-step verification, restricted access and secure remote support practices.

No method of electronic storage or transmission is completely secure.

8. Cookies and website technologies

This website does not use analytics, advertising or tracking cookies. It stores one setting, your language choice, in your browser so the site opens in the language you picked. Strictly functional storage of this kind needs no consent banner. Fonts load from this website, not from a third party. Netlify, the hosting provider, processes technical data such as your IP address when you visit.

9. Personal data during IT support

During IT support, we may access files, accounts, device information or other data relevant to the task.

We will access only what is reasonably necessary to complete the agreed work. Clients should close unrelated private files and protect confidential information before a remote session.

Clients remain responsible for ensuring they have the right to authorise access to the relevant devices, systems and accounts.

If SolviQ processes personal data on behalf of a business client, a separate data processing agreement may be required.

10. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy when our services, tools or legal obligations change. The latest version will be published on our website.

Contact

For privacy questions or requests, contact:

solviq.support@gmail.com

SolviQ Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

SolviQ biedt IT ondersteuning op afstand, hulp bij softwareproblemen, computerinstallatie en virtuele assistentie.

  • Bedrijfsnaam: SolviQ
  • Geregistreerde bedrijfsnaam: SolviQ Solutions
  • KvK-nummer: 42018481
  • E-mail: solviq.support@gmail.com
  • Btw-identificatienummer: NL005436993B47

SolviQ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen:

  • Je naam, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Je bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens.
  • De dienst die je aanvraagt en de omschrijving van je opdracht.
  • Je voorkeur voor contact.
  • Berichten die via e-mail of telefoon worden uitgewisseld.
  • Factuur- en betaalgegevens die nodig zijn voor onze administratie.
  • Technische gegevens die via de websitehosting worden verzameld, indien van toepassing.

Stuur geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens of bijzondere persoonsgegevens via het contactformulier op onze website.

3. Waarom gebruiken wij je gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

  • Vragen te beantwoorden en offertes op te stellen.
  • Afgesproken diensten uit te voeren en met klanten te communiceren.
  • Facturen op te stellen en wettelijk verplichte administratie bij te houden.
  • Onze website te beveiligen en misbruik te voorkomen.
  • Klachten en juridische claims te behandelen wanneer dat nodig is.

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, om op verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst of om een gerechtvaardigd belang na te streven wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf.

4. Met wie delen wij je gegevens?

Wij kunnen relevante gegevens delen met dienstverleners die ons helpen bij onze bedrijfsvoering, zoals:

  • Netlify, voor websitehosting en inzendingen via het contactformulier.
  • Onze e-mailprovider.
  • Onze boekhoud- of facturatiesoftware, indien gebruikt.
  • Tools voor ondersteuning op afstand en communicatie, wanneer dat nodig is.
  • Overheidsinstanties, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Sommige providers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dit nodig is, zorgen wij voor passende wettelijke waarborgen.

5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht.

Onze bewaartermijnen zijn:

  • Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
  • Klantcommunicatie en opdrachtgegevens: zolang dit nodig is voor de dienstverlening, geschillen en wettelijke verplichtingen.
  • Facturen en relevante financiële gegevens: doorgaans 7 jaar volgens de Nederlandse fiscale regels.
  • Inzendingen via het websiteformulier: totdat ze niet meer nodig zijn, tenzij er een wettelijke reden is om ze langer te bewaren.

6. Jouw privacyrechten

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kun je, afhankelijk van de situatie, recht hebben op:

  • Inzage in je persoonsgegevens.
  • Correctie van onjuiste gegevens.
  • Verwijdering van je gegevens.
  • Beperking van de verwerking.
  • Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
  • Overdracht van bepaalde gegevens.
  • Intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Deze rechten zijn gebonden aan wettelijke voorwaarden en uitzonderingen. Zo moeten wij facturen mogelijk bewaren vanwege de fiscale bewaarplicht.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar solviq.support@gmail.com. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen. In principe reageren wij binnen één maand.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie, beperkte toegangsrechten en veilig werken op afstand.

Geen enkele methode voor elektronische opslag of verzending is volledig veilig.

8. Cookies en andere webtechnologieën

Deze website gebruikt geen analytische, advertentie- of trackingcookies. De website slaat één instelling op in je browser, je taalkeuze, zodat de site opent in de taal die je hebt gekozen. Functionele opslag van deze soort vraagt geen toestemmingsbanner. Lettertypen worden geladen vanaf deze website en niet van een derde partij. Netlify, de hostingprovider, verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres wanneer je de website bezoekt.

9. Persoonsgegevens tijdens IT ondersteuning

Tijdens IT ondersteuning kunnen wij bestanden, accounts, apparaatgegevens of andere informatie bekijken die relevant is voor de opdracht.

Wij bekijken alleen wat redelijkerwijs nodig is om het afgesproken werk uit te voeren. Klanten sluiten niet-relevante privébestanden en schermen vertrouwelijke informatie af voordat een sessie op afstand begint.

Klanten blijven zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig verlenen van toegang tot de betreffende apparaten, systemen en accounts.

Als SolviQ namens een zakelijke klant persoonsgegevens verwerkt, kan een aparte verwerkersovereenkomst nodig zijn.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze diensten, gebruikte tools of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat op onze website.

Contact

Voor vragen over privacy of verzoeken kun je contact opnemen via:

solviq.support@gmail.com